MESYUARAT DAN SISTEM PENDOKUMENTASIAN

.

PENDAHULUAN

Syura ataupun mesyuarat di dalam Hizbullah adalah suatu petanda semulajadi dan suatu sifat yang wajib dilaksanakan untuk mencapai keberkatan dari Allah. Melihat kepada sejarah kenabian dan para sahabat, syura, bermusyawarah ataupun mesyuarat ini ditekankan dalam perlaksanaannya. Contoh Sayyidina Umar Radiyallahu’anhu begitu bersungguh-sungguh dan berlebihan menggunakan syura sehingga beliau pernah bermusyawarah dengan perempuan dari balik tabir mereka, dan bermusyawarah dengan para belia bagi mendapat buah fikiran mereka yang tajam.

DALIL-DALIL BERMUSYAWARAH

Firman Allah

وَالَّذِينَ اسْتَجَابُوا لِرَبِّهِمْ وَأَقَامُوا الصَّلَاةَ وَأَمْرُهُمْ شُورَى بَيْنَهُمْ وَمِمَّا رَزَقْنَاهُمْ يُنفِقُونَ

”Dan juga (lebih baik dan lebih kekal bagi) orang-orang Yang menyahut dan menyambut perintah Tuhannya serta mendirikan sembahyang Dengan sempurna; dan urusan mereka dijalankan secara bermesyuarat sesama mereka; dan mereka pula mendermakan sebahagian dari apa Yang Kami beri kepadanya;”

(Surah Asy-Syuura: ayat 38)

Firman Allah

فَبِمَا رَحْمَةٍ مِّنَ اللّهِ لِنتَ لَهُمْ وَلَوْ كُنتَ فَظّاً غَلِيظَ الْقَلْبِ لاَنفَضُّواْ مِنْ حَوْلِكَ فَاعْفُ عَنْهُمْ وَاسْتَغْفِرْ لَهُمْ وَشَاوِرْهُمْ فِي الأَمْرِ فَإِذَا عَزَمْتَ فَتَوَكَّلْ عَلَى اللّهِ إِنَّ اللّهَ يُحِبُّ الْمُتَوَكِّلِينَ

“Maka Dengan sebab rahmat (yang melimpah-limpah) dari Allah (kepadamu Wahai Muhammad), Engkau telah bersikap lemah-lembut kepada mereka (sahabat-sahabat dan pengikutmu), dan kalaulah Engkau bersikap kasar lagi keras hati, tentulah mereka lari dari kelilingmu. oleh itu maafkanlah mereka (mengenai kesalahan Yang mereka lakukan terhadapmu), dan pohonkanlah ampun bagi mereka, dan juga bermesyuaratlah Dengan mereka Dalam urusan (peperangan dan hal-hal keduniaan) itu. kemudian apabila Engkau telah berazam (Sesudah bermesyuarat, untuk membuat sesuatu) maka bertawakalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah mengasihi orang-orang Yang bertawakal kepadaNya.”

(Surah Ali-Imran: ayat 159)

Sabda Rasulullah

” Hendaklah kamu bersama-sama dengan golongan terbesar”

MATLAMAT DAN TUJUAN MUSYUWARAH

1. Tiada manusia yang boleh hidup tanpa komunikasi harian, maka mesyuarat adalah method komunikasi untuk tujuan tertentu.
2. Mesyuarat untuk untuk membuat keputusan tertentu di mana budaya syura adalah penting untuk umat Islam
3. Untuk memotivasikan ahli agar bersemangat semula untuk bekerja
4. Medan menyatukan pemikiran (wehdatu fiqr) dan menghasilkan gerak kerja yang berkonsep amal jamai’e.
5. Membuat brainstorming atau penjelasan terhadap beberapa tindakan akan datang
6. Mendisplinkan ahli organisasi dalam pelbagai aspek seperti masa, etika, ketaatan dan banyak lagi. Dalam Hadith menyebut

”Sesiapa yang tidak taat dan mufaraqah jamaah”

PENGGUNAAN MASA DI DALAM BERMUSYUWARAH

Sebagai golongan pendakwah dan ahli organisasi seharusnya menjadualkan secara peribadi segala aktiviti dakwah secara fardi (individu). Kita seharusnya meluaskan batas dakwah dengan tidak mengharapkan kaedah dakwah berorganisasi kerana aktiviti dakwah melalui Parti memerlukan sebuah projek khas dan ianya tidak selalu berlaku.

Beberapa panduan untuk untuk memanfaatkan masa.

· Rancangan masa harian pada setiap malam sebelum tidur tentang rancangan keesokan harinya.

· Sentiasa membawa buku catatan kecil untuk menulis aktiviti harian membuat kepastian untuk kehadiran kita kelak.

· Rancangan masa rehat dan digandingkan dengan masa solat.

· Apabila merancang pertemuan pastikan kedua pihak berjanj untuk mematuhi pertemuan

· Sediakan persediaan sebelum ingin melakukan aktiviti untuk mengelakkan kehilangan idea dan tidak membuang masa semasa aktiviti ingin bermula.

· Mempunya jadual harian tersendiri untuk mengagihkan masa belajar begerak kerja, mesyuarat, rehat dan lain-lain.

FAKTOR-FAKTOR YANG MENYEBABKAN BERMUSYUWARAH ITU GAGAL

1. Mesyuarat tidak di mulakan dengan surah Al-Fatihah ataupun sesuatu doa menyebabkan keberkatan tiada didalam membuat keputusan dan dan mengadakan mesyuarat.
2. Mesyuarat yang terlalu panjang. Hal ini kerana masa optimum adalah selama 1 setengah jam sahaja. Ramai ahli yang tidak gemar bermesyuarat kerana masa yang diperuntukkan melebihi 2 jam dan ia mengganggu hal keluarga dan keupayaan ahli itu sendiri.
3. Objektif mesyuarat tidak jelas. Kemungkinan tiada agenda yang di buat dan pengerusi sendiri tidak jelas dengan tujuan mesyuarat yang ingin dibuat.
4. Tiada controlling (pengawalan) di mana majlis tidak terkawal. Ia merangkumi pengawalan masa mesyuarat, pengawalan emosi ahli mesyuarat dan pengawalan ahli daripada membawa agenda pribadi (private agenda) yang meleret-leret di dalam mesyuarat.
5. Timing yang lemah. Disini pengerusi perlu mengawal waktu mula mesyuarat sehingga mesyuarat selesai. Sepatutnya budaya menunggu ahli hadir perlu dikurangkan kerana ahli akan sentiasa melenggahkan masa hadir kerana menganggap ahli lain akan menunggunya sehingga tiba ke majlis/aktiviti/mesyuarat. Ahli perlu disedarkan agar mereka merasai kepentingan ketinggalan segala maklumat penting sekiranya berlakunya kelambatan.
6. Keputusan di dalam mesyuarat lemah dan tiada follow up. Tindakan susulan perlu di buat selepas sebarang keputusan dibuat. Contohnya si pelaksana dihubungi selepas tugasan. Minit mesyuarat juga menjadi mekanisma yang penting untuk melihat sejauh mana pelaksannaan ahli selepas mesyuarat yang lepas.
7. Ahli-ahli mesyuarat (setiap lajnah) tidak aktif dalam perbincangan dan adakalanya hanya bersetuju dan selepas berakhirnya mesyuarat berlakulah sesi ketidakpuasan bagi sesuatu keputusan.
8. Berlaku perbalahan pendapat di dalam mesyuarat di sebabkan oleh dendam yang lahir dari perasaan antara individu-individu tertentu.
9. Budaya tidak menghormati antara satu sama lain

SISTEM DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam sudut bahasa ialah dokumen yang dipelihara dan dicantum, surat catitan atau naskah yang di kumpul. Dokumentasi merupakan perkara penting

KESIMPULAN

Tidak akan sempurna perjalanan umat Islam kecuali dengan syura. Dan mereka tidak akan dapat bergerak ke hadapan kecuali dengan syura. Dan kita sebagai satu organisasi juga tidak akan sempurna kecuali dengan syura. Organisasi tidak mungkin tertegak tanpa syura. Apabila kita gagal melaksanakan syura secara praktik, maka organisasi ini akan terkeluar dari daripada sifatnya sebagai Organisasi Islamiyyah.